Договір оренди транспортного засобу – це цивільно-правовий договір, за яким орендодавець передає або зобов’язується передати орендарю за плату ТЗ у тимчасове володіння та користування (ст. 759 Цивільного кодексу).

За договором оренди одна сторона (орендодавець) передає другій стороні (орендарю) за плату на певний строк у користування майно для здійснення господарської діяльності (ст. 283 ГКУ). До відносин оренди застосовуються відповідні положення ЦКУ з урахуванням особливостей, передбачених ГКУ (ч. 6 ст. 283 ГКУ).

Згідно зі ст. 760 ЦКУ предметом договору найму (оренди) може бути річ, яка визначена індивідуальними ознаками та зберігає свій первісний вигляд при неодноразовому використанні (неспоживна річ). Тобто в договорі оренди потрібно докладно описати індивідуальні ознаки транспортного засобу, оскільки після закінчення строку дії договору орендар повинен повернути орендодавцю саме той об'єкт, який раніше отримав у користування.

Основне в договорі оренди полягає у передачі ТЗ у платне користування на певний строк.

Орендодавець може передати в оренду ТЗ одразу із екіпажем, який буде ним управляти (регулюється ст. 805 ЦК). Передача в оренду техніки з екіпажем має бути передбачена в договорі оренди і, в такому випадку, управління та технічна експлуатація ТЗ виконується екіпажем. Орендодавець несе витрати на утримання екіпажу та не припиняє із ним трудових відносин. Але також можна, при потребі, працівників, які з боку орендодавця будуть зайняті у виконанні робіт, можна тимчасово (на період виконання робіт) оформити на роботу або за строковим трудовим договором, або за цивільно-правовим договором.  

Оренда ТЗ разом з екіпажем суттєво не відрізняється від оренди без них. Тільки в договорі уточнюються нюанси роботи екіпажу з орендованим ТЗ, їх оплата та інші бажані умови. Також, екіпаж має право відмовлятися від виконання інших, ніж зазначені в договорі чи тих, що суперечать належному використанню ТЗ, функцій та обов’язків від орендаря.

Договір оренди укладається у письмовій формі. Якщо одна зі сторін договору є фізособою, то договір слід посвідчити у нотаріуса (ст. 799 ЦК). Коли  ж сторонами договору є дві юрособи, нотаріальне посвідчення договору не вимагається, але за потреби, якщо одна зі сторін цього забажає можна посвідчувати договір у нотаріуса.

Істотними умовами договору оренди є (ст. 180 Господарського кодексу):

• предмет договору (ТЗ). Слід вказати усі дані, характеристики транспорту (марка, модель, рік випуску, колір, номер двигуна, реєстраційний номер, дата та місце реєстрації тощо);
• ціна. Оскільки предмет договору не купується, а береться у користування, замість ціни зазначають розмір орендної плати, порядок її розрахунку, індексації, строки виплати, періодичність перегляду тощо. Розмір орендної плати можна вказати як у грошовій, так і в натуральній формі або навіть змішаній. Періодичність виплати також визначається сторонами за домовленістю (раз на місяць, півроку, рік тощо). Орендар має право вимагати зменшення орендної плати, якщо можливість користування орендованим майном суттєво зменшилась через обставини, за які він не відповідає, або взагалі її не вносити, якщо неможливо використовувати орендоване майно (ч. 4, 6 ст. 762 ЦК). Сторони мають обрати періодичність сплати орендної плати і зафіксувати її в договорі. Установити можна будь-який період. Однак якщо договором не визначено конкретного строку внесення орендної плати, то плата має вноситися щомісячно (ч. 5 ст. 762 ЦК).;
• строк оренди. Визначається сторонами, а якщо його не встановили, вважається, що договір укладено на невизначений строк. Тоді кожна сторона має право відмовитися від нього у будь-який час, попередивши письмово про це другу сторону за один місяць або інший строк, передбачений договором (ст. 763 ЦК).

Крім істотних умов, можна включити до договору умови, які стосуються:

1) страхування. Здійснюється орендодавцем (ст. 802 ЦК), але договором можна зобов’язати орендаря застрахувати ТЗ (ст. 771 ЦК);

2) ремонту та поліпшення ТЗ. За загальним правилом поточний ремонт виконується за кошти орендаря, а капітальний – за кошти орендодавця (ст. 776 ЦК). Але сторони можуть передбачити інший порядок дій. Наприклад, установити в договорі, що капремонт оплачується сторонами порівну (50/50) або 70/30 тощо. Витрачені кошти можуть зараховуватися у сплату орендної плати. Усе це слід докладно прописати в договорі.

Поліпшення авто орендарем відбувається тільки за згодою орендодавця (ст. 778 ЦК). У разі отримання згоди орендар має право на відшкодування витрачених коштів або зарахування їх як плату за користування (ч. 3 ст. 778 ЦК). А якщо згоду так і не було надано, але поліпшення здійснено та його неможливо відокремити без нанесення шкоди ТЗ, то орендар не матиме права на відшкодування його вартості. Таким чином, у договорі доцільно уточнити процедуру отримання згоди орендодавця, строк розгляду, надсилання відповіді. Також можна навести форму такого запиту та власне згоди;

3) суборенди. Можлива тільки за письмової згоди орендодавця, якщо інше не встановлено договором (ст. 774 ЦК). Тобто якщо орендар планує передавати ТЗ у суборенду, тоді, аби не отримувати окремо письмову згоду, варто одразу в договорі передбачити згоду орендодавця на передачу ТЗ у суборенду. Формулювання може бути таким: «Орендар має право передавати предмет оренди в суборенду». Протилежне за значенням речення («...не має права...») установить заборону на передачу орендарем ТЗ у суборенду;

4) інших витрат. Витрати на експлуатацію орендованого ТЗ несе орендар (ст. 801 ЦК).

Тобто, чимало умов оренди встановлюється сторонами на власний розсуд.

Для оформлення оренди ТЗ складається акт приймання-передачі ТЗ. Цей акт підтверджує передачу майна як при укладанні, так і при завершенні чи достроковому розірванні договору. В акті наводяться дата передачі ТЗ, його стан, комплектація та інші важливі характеристики.

Акт складається у довільній формі. Також можна скористатися типовою формою № ОЗ-1 «Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів», затвердженою наказом Мінстату від 29.12.95 р. № 352, або формою Акта приймання-передачі транспортного засобу (додаток 2 до Порядку, затвердженого постановою КМУ від 07.09.98 р. № 1388).

Застосовувати саме ці форми акта необов’язково, сторони мають право самостійно розробити акт. Головне, аби він містив усі реквізити первинного документа, передбачені ч. 2 ст. 9 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Якщо підсумувати особливості, які встановлені ЦК для ТЗ:

• техніка може передаватися в оренду з екіпажем (ст. 798);
• орендар самостійно використовує ТЗ у своїй діяльності (ст. 800);
• орендар несе витрати, пов’язані з використанням ТЗ і зобов’язаний підтримувати ТЗ у належному технічному стані (ст. 801) тощо.

Далі загальні особливості найму (оренди):

• орендареві належать доходи, одержані ним у результаті користування орендованим майном (ст. 775);
• орендар проводить поточний ремонт орендованого майна, якщо інше не встановлено договором або законом (ст. 776) тощо.

Таким чином, заправляти отриману в оренду техніку, ремонтувати її, нести витрати з технічного обслуговування  – це пряма турбота орендаря. Тобто, достатньо це прописати в договорі  і в такому разі, заправлення орендованого ТЗ або техніки зобов’язання з акцизного податку в орендаря не виникають. При цьому не має значення, задіяно екіпаж чи ні.

Коли використовується саме договір оренди, при якій ТЗ передається за актом приймання-передачі орендарю, який використовує його на власний розсуд (у межах діяльності). А використання пального виключно для власних потреб і провадження господарської діяльності не призведе у сільгосппідприємства-орендаря до виникнення податкових зобов’язань з АП.