Сьогодні розглянемо , що робити підприємству в випадку коли до нього звертається орендодавець з письмовим проханням надіслати копій документів, що стосуються оренди земельної ділянки. Чи правомірна така вимога орендодавця та як діяти в такій ситуації?

Даний лист-вимогу необхідно розглядати відповідно до Закону України «Про звернення громадян» , оскільки відповідно до ст. 3 вказаного Закону даний лист є зверненням фізичної особи до підприємства незалежно від форми власності.

Ч. 1 ст. 7 Закону визначає, що звернення, оформлені належним чином і подані у встановленому порядку, підлягають обов'язковому прийняттю та розгляду. Тому, Вам доцільно спочатку перевірити звернення на предмет відповідності вимогам Закону, а саме ст. 5 , 6, 8 Закону. Якщо особа раніше до Вас не зверталась із аналогічним зверненням, то необхідно підготувати письмову відповідь щодо звернення.

Якщо користування земельною ділянкою, про яку зазначено у зверненні, оформлялось договором оренди, то відповідно у фізичної особи, як у сторони договору оренди, має бути наявний примірник договору. В такому разі у Вас відсутній обов’язок надсилати копію свого примірника договору та інші документи, які вимагає особа, яка звернулась.

Якщо ж користування земельною ділянкою не оформлялось договором оренди, то в такому випадку Вам і немає що надіслати особі, яка звернулась до Вас.

Радимо, у будь якому випадку підготувати і надіслати відповідь заявниці без надіслання копій документів.

Письмову відповідь необхідно надіслати в термін не більше 1 місяця від дня отримання звернення (ст. 20 Закону) рекомендованим листом із повідомленням про вручення.

Крім того, необхідно зберегти на підприємстві копію відповіді разом із квитанцією пошти як доказ направлення відповіді. З огляду на положення ст. 20 Закону про місячний термін розгляду звернення, безпідставною є вимога заявника про надіслання документів протягом 7 робочих днів.

Звертаємо Вашу увагу, що якщо фізична особа звертається до Вас із вимогою про витребування документів , що прямо не передбачено Законом України «Про звернення громадян», то дану інформацію доцільно вказати у відповіді на звернення.

Щодо витребування доказів державної реєстрації договору оренди, радимо у відповіді зазначити, що дані щодо реєстрації договорів оренди є у відкритому доступі в Державному реєстрі речових прав на майно.

Інформація підготовлена

Юридично консультаційна служба Всеукраїнська Аграрна Рада разом з Вітою Шереметою